Dans le cadre du nouveau processus de planification horizontale, les cadres supérieurs du secteur d'activité des végétaux établiront et communiqueront les priorités et les budgets nominaux annuels sur lesquels se fondra le secteur d'activité des végétaux pour élaborer son plan d'activités avant la fin du mois de janvier de chaque année, ce qui comprend :

• l'élaboration de normes nationales;
• l'élaboration de plans opérationnels des directions générales conformes au plan des activités du secteur d'activité des végétaux;
• la communication des normes et des plans aux centres opérationnels, aux régions et aux districts, incluant les laboratoires des centres opérationnels.

Dans le cadre du nouveau processus de planification horizontale, les cadres supérieurs du secteur d'activité des végétaux s'assureront que les plans des centres opérationnels, incluant les laboratoires, sont harmonisés conformément aux exigences nationales, notamment grâce à :

• la négociation active préalablement à la signature des ententes;
• la tenue de téléconférences régulières jusqu'à la conclusion d'ententes;
• l'approbation officielle des plans des centres opérationnels préalablement au début de chaque nouvel exercice financier;
• l'apport d'ajustements rapides et efficaces permettant de combler les écarts entre les normes nationales et les plans des centres opérationnels.

Dans le cadre du nouveau processus de planification horizontale, les cadres supérieurs du secteur d'activité des végétaux veillera à l'élaboration et à la mise en oeuvre de normes et de processus visant à s'assurer que :

• les rôles et les responsabilités en matière de documentation, de surveillance, de communication et de prise de décisions axées sur l'information sur le rendement sont clairement définis;
• des rapports trimestriels sur le rendement au niveau du secteur d'activité sont produits
  • les mesures, les outils et les sources de données utilisées pour surveiller le rendement et produire des rapports à cet égard seront évalués et des options permettant de les améliorer seront recommandées à des fins d'affectation des ressources et de mise en oeuvre
• des processus d'analyse des écarts sont élaborés;
• les écarts liés aux principales priorités sont comblés au moyen de l'ajustement des activités de programme;
• les activités du secteur d'activité sont harmonisées aux nouveaux codes financiers, que des mises à jour sont apportées aux systèmes financiers et au système de la SGRR et que de la formation est dispensée à cet égard afin de s'assurer que l'Agence est prête à coder et à effectuer efficacement le suivi des activités et des dépenses du secteur d'activité des végétaux.

• Conformément à la recommandation 1.0, des priorités annuelles seront établies pour l'ensemble du secteur d'activité des végétaux en collaboration avec les cadres supérieurs. Les activités seront ensuite harmonisées aux priorités établies et évaluées en fonction de leur niveau de priorité et de risque, pour ensuite faire l'objet d'une affectation des ressources. De cette manière, le secteur d'activité des végétaux, et par conséquent les employés des directions générales et des régions, disposeront de priorités définies aux fins de la planification et de l'affectation des ressources.
• Des lignes directrices (incluant des outils de soutien) sur la réaffectation des ressources en cas de modification des priorités seront élaborées et mises en oeuvre conjointement par l'administration centrale et les Sciences et les Opérations des centres opérationnels. Cette initiative pourrait comprendre:
  • L'élaboration d'une liste de vérification de la conception et de la mise en oeuvre du programme comprenant un processus par étapes qui permet de s'assurer que les activités sur le terrain (Opérations et Sciences) sont directement liées aux priorités du programme.
  • L'utilisation d'un outil d'évaluation axé sur les activités pour s'assurer qu'une évaluation appropriée est effectuée et pour déterminer les options de suivi.
  • La rédaction de notes d'information communes à l'intention de tous les vice-présidents (par le biais de la structure de gouvernance du secteur d'activité des végétaux) pour permettre à ces derniers d'approuver la modification des priorités et des activités connexes en temps opportun.
  • L'établissement de liens avec le système de gestion de la qualité pour assurer le respect et la bonne gestion du processus de modification.
• Conformément à la recommandation 2.0, des processus de production de rapports trimestriels seront élaborés et mis en oeuvre pour s'assurer que le Comité du secteur d'activité des végétaux est toujours informé des progrès réalisés et des changements apportés aux priorités annuelles par le biais du plan annuel.
• Les priorités annuelles et les procédures de réaffectation des ressources seront communiquées et mises en oeuvre au sein de l'administration centrale et des centres opérationnels (Sciences et Opérations).

• Le secteur d'activité des végétaux continuera d'élaborer et de mettre en oeuvre ses outils d'évaluation et de gestion axés sur les risques afin de favoriser la prise de décisions cohérentes.
• Ceci comprend des outils additionnels et des pratiques exemplaires documentées à l'appui des activités à l'échelle régionale.