Mises à jour des inscriptions de la Version 2 de Mon ACIA : Nous vous avons entendus

Après consultation avec l'industrie et après avoir reçu la rétroaction de celle-ci, l'Agence a adopté les mesures d'amélioration présentées ci-dessous :

  • Protocoles améliorés d'assurance de l'identité : nouveaux éléments ajoutés dans le but de valider l'autorisation accordée à ceux et celles qui tentent d'obtenir des services au nom d'une société donnée.
  • Modèles d'inscription centralisée par opposition à un modèle décentralisé : option de souplesse lors de l'inscription de votre entreprise dans Mon ACIA en utilisant un modèle centralisé ou un modèle décentralisé — selon la préférence de votre organisation.

Protocoles améliorés d'assurance de l'identité

Dans la présente version de Mon ACIA, le rôle de « l'autorité responsable du profil » remplace le rôle du « représentant légal ». Ceux et celles qui se sont déjà inscrit comme représentants légaux doivent présenter leur formulaire signé de preuve de l'autorité et reconfirmer leur attestation à titre d'autorité responsable du profil, ou désigner une nouvelle autorité responsable du profil.

Les protocoles mentionnés ci-dessous ont été ajoutés au processus d'inscription dans Mon ACIA :

Le rôle de l'autorité responsable du profil consiste à surveiller tous les renseignements, registres ou demandes qui ont trait à un profil d'une quelconque partie avec lequel ce profil est lié dans Mon ACIA.

Le formulaire de preuve de l'autorité permet d'assurer que la personne qui s'inscrit en tant qu'autorité responsable du profil a été autorisée d'assumer cette fonction. Une telle autorisation est réalisée lorsque le formulaire est signé par le propriétaire , par un partenaire, un directeur ou un cadre responsable actuel de l'entreprise en question. Une fois le formulaire rempli, et signé, il doit être téléchargé dans Mon ACIA, accompagné du document de preuve de l'entreprise.

L'ACIA procèdera à l'examen et à la validation de tous les documents présentés. Pour tout autre renseignement relatif à l'autorité responsable du profil et d'autres rôles importants, consultez le glossaire.

Modèles d'inscription centralisée et décentralisée

La Version 2 vous offre la souplesse d'appliquer un modèle centralisé ou décentralisé d'un profil d'une quelconque partie lors de l'inscription.

Un « modèle centralisé » permet à votre entreprise de gérer toutes les demandes de service, y compris les paiements, à partir d'un profil de partie unique et centralisé géré en ligne. Un « modèle décentralisé » vous permet de créer de multiples profils liés à votre entreprise.

Pour vous aider à déterminer quel modèle vous convient le mieux, établissez la méthode d'interaction entre votre entreprise et l'ACIA en prenant en considération les aspects suivants :

  • Votre entreprise possède-t-elle plusieurs installations, emplacements, unités de fonctionnement ou divisions dotés d'une direction nationale ou d'une administration centrale distincte? Si tel est le cas, les demandes d'autorisation et de certificats d'exportation proviennent-elles du bureau principal (centralisé), des installations individuelles, des unités de fonctionnement ou des divisions (décentralisées)?
  • L'interaction entre votre entreprise et l'ACIA se fait-elle directement ou par l'intermédiaire d'un courtier (centralisé)?
  • L'entreprise interagit-elle avec d'autres fournisseurs de services (FS) comme les vétérinaires accrédités par l'ACIA ou des laboratoires?
    • Si tel est le cas, qui interagit avec les FS, le bureau principal, ou les installations individuelles?
  • Les factures sont-elles envoyées à un endroit central (centralisé), ou leur traitement se fait-il à l'échelle de chaque installation, unité opérationnelle ou division (décentralisée)?

Si le choix du modèle vous paraît toujours incertain, vous pouvez communiquer à Demandez à l'ACIA au 1-800-442-CFIA (2342) pour obtenir de plus amples renseignements et de l'assistance.

Modèle d'inscription centralisée

Un modèle centralisé permet à une entreprise de gérer toutes ses demandes relatives à des demandes de services, de paiements, et d'autorisations ou de certificats d'exportation en provenance du profil unique d'une partie.

Lorsqu'une entreprise s'inscrit en utilisant ce modèle, elle nomme un gestionnaire de profil unique, autoriser par l'autorité responsable du profil, pour gérer le profil de partie. Le gestionnaire de profil peut inviter toute personne-ressource de la partie visée, comme des employés ou des courtiers, pour avoir accès au profil de la partie.

Toute personne-ressource de la partie visée (employée ou courtier de services) peut consulter les informations relatives au profil et présenter une demande de service. Bien que les personnes-ressources de la partie visée (employés ou courtiers de services) ne seront pas en mesure d'assurer la mise à jour des renseignements du profil de la partie visée, il leur sera possible de visualiser et de gérer leurs propres demandes de services.

Les personnes assumant les fonctions de gestionnaire de profil, de gestionnaire de profil suppléant et d'autorité responsable du profil disposent de tous les droits administratifs et ils sont en mesure d'assurer la mise à jour de toutes les renseignements relatifs au profil, de visualiser et de gérer toutes les demandes de services.

Exemple 1 – Scénario fictif d'un modèle d'inscription centralisée

Les Produits transformés inc. exploitent trois installations à travers le Canada. Le traitement de tous les documents se fait à leur bureau principal. Joe Brown est l'unique propriétaire de la Société; il a à son service des employés qui traitent tous les documents de l'ACIA :

  • le directeur des affaires commerciales de l'entreprise, Dave Jordan,
  • le directeur de la réglementation, Drew Doyle,
  • la directrice des finances, Sally Sutherland.

Attribution éventuelle des rôles

  • Autorité responsable du profil : Dave Jordan
  • Le gestionnaire de profil : Drew Doyle
  • La gestionnaire de profil suppléante : Sally Sutherland

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Image - Modèle centralisé : Les Produits transformés inc.

Description de la photo - Modèle centralisé : Les Produits transformés inc.

L'image « Modèle centralisé : Les Produits transformés inc. » présente une image d'un dossier se trouvant au milieu de la page et représente une partie s'inscrivant comme modèle centralisé.

L'image de dossier contient un titre : « Nom de profil : Les Produits transformés incorporés » et une liste de 10 puces énumérant les renseignements nécessaires pour inscrire l'entreprise :

  • Numéro de téléphone
  • Raison sociale : Les Produits transformés inc.
  • Adresse commerciale
  • Adresse de facturation/Numéro de compte de facturation
  • Personne-ressource en matière de réglementation
  • Personne-ressource à contacter en cas d'urgence
  • Produits
  • Détails de l'établissement A
  • Détails de l'établissement B
  • Détails de l'établissement C

Cinq images distinctes représentant une personne entourent l'image du dossier, sont reliées par une ligne (pleine ou pointillée). Ces figurines représentent différents employés de la partie qui joueront différents rôles au sein de l'entreprise :

La figurine du coin supérieur gauche est intitulée « Gestionnaire de profil : Drew Doyle » avec une image de documents près de la figurine. Les documents représentent les documents prouvant l'existence de l'entreprise, qui sont requis afin de confirmer l'identité du gestionnaire de profil. Une ligne pleine relie la figurine au dossier.

Une deuxième figurine (avec des documents) est située dans le coin supérieur droit du dossier. Elle est intitulée « Autorité responsable du profil (Dave Jordan) » et comprend une image d'un document représentant le besoin de fournir le « Formulaire d'authentification de l'autorité » requis afin de valider l'identité de l'autorité responsable du profil. Une ligne pleine relie la figurine au dossier.

Une troisième figurine est présente dans le coin inférieur gauche, intitulée « Gestionnaire de profil remplaçante (Sally Sutherland) ». Une ligne pleine relie la figurine au dossier.

Les quatrième et cinquième figurines se trouvent dans la partie centrale inférieure et dans le coin inférieur droit et sont reliées par des lignes pointillées. Ces figurines sont intitulées « Personne-ressource de la partie A (Employé de l'entreprise) » et « Personne-ressource de la partie B (Courtier de service à l'exportation) ». Ces deux dernières figurines représentent d'autres profils facultatifs qui pourraient également être inscrits sous l'entreprise « Les Produits transformés inc. ».

Modèle d'inscription décentralisée

Un modèle décentralisé permet à une entreprise de choisir d'avoir plusieurs installations, unités organisationnelles ou divisions d'entreprise pouvant interagir avec Mon ACIA de manière indépendante en utilisant leur propre profil de la partie visée autorisé. Chaque profil de la partie visée est créé en utilisant un « nom de profil » unique. Mais tous les profils de partie seraient désignés par une « dénomination sociale » par laquelle ils forment une même entité.

En vertu de ce modèle, les gestionnaires de profil, gestionnaires de profil suppléants et personnes-ressources de la partie visée peuvent voir les détails, présenter et gérer les demandes de services, de paiements, et recevoir les autorisations ou les certificats d'exportation délivrés, en ce qui a trait à tout profil de partie auquel ils sont connectés. Les personnes-ressources de la partie visée (employés ou courtiers de services) peuvent uniquement voir les détails relatifs aux demandes de services qu'elles ont présentées.

Une entreprise peut choisir d'autoriser une seule autorité responsable du profil à surveiller l'ensemble de ses profils de partie. Consultez le tableau ci-dessous pour connaître les droits administratifs liés à chaque rôle.

Consulter les Renseignements relatifs au profil Présenter des demandes de service Mettre à jour les renseignements sur le profil de la partie Afficher et gérer leurs propres demandes de service Afficher et gérer toutes les demandes de service
Personne-ressource de la partie (employé ou courtier) X X X
Gestionnaire de profil, gestionnaire de profil suppléant et autorité responsable du profil X X X X X

Exemple 2 – Scénario fictif d'un modèle d'inscription décentralisée

Viandes préparées ABC est une grande société nationale. La Société est dirigée par un conseil de direction, qui comprend, notamment, le vice-président aux opérations, Marcel Jolicoeur. Elle a des bureaux partout au pays et chaque bureau fonctionne de manière indépendante dans ses liens avec l'ACIA. Chaque bureau a son directeur du contrôle de la qualité, qui relève d'un directeur national du contrôle de la qualité – Jodi Grant. Chaque installation a un gestionnaire des opérations, qui relève du directeur national des opérations, Jamie Toth.

Directeurs du contrôle de la qualité qui relèvent de Jodi Grant
Susie Cruz, gestionnaire, installation de Toronto
George Baxter, gestionnaire, installation de Montréal
Paula White, gestionnaire, installation de Calgary
Mimi Leblanc, gestionnaire, installation de Moncton

Gestionnaires des opérations qui relèvent de Jamie Toth
Nathan Smith, gestionnaire, installation de Toronto
Phil Phillips, gestionnaire, installation de Montréal
Corey Blanchard, gestionnaire, installation de Calgary
Bill Jones, gestionnaire, installation de Moncton

Attribution éventuelle des rôles
Rôle Toronto Montréal Calgary Moncton Bureau principal
Autorité responsable du profil (ARP) Jodi Grant Jodi Grant Jodi Grant Jodi Grant Jodi Grant
Gestionnaire de profil (GP) Susie Cruz George Baxter Paula White Mimi LeBlanc Jodi Grant
Gestionnaire de profil suppléant (GPS) Nathan Smith Phil Phillips Corey Blanchard Bill Jones Jamie Toth
Cadre responsable de l'entreprise Marcel Jolicoeur Marcel Jolicoeur Marcel Jolicoeur Marcel Jolicoeur Marcel Jolicoeur

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Image - Modèle décentralisé : Viandes préparées ABC

Description de la photo - Modèle décentralisé : Viandes préparées ABC

L'image contient une figurine principale dans la partie supérieure au centre de la page, avec des lignes pleines reliant 3 dossiers distincts placés sur une ligne horizontale sous cette figurine centrale. Des images représentant diverses figurines reliées par des lignes pleines ou pointillées aux différents dossiers sont présentes sous les trois dossiers.

Un titre se trouve au-dessus de la figurine centrale : Autorité responsable du profil pour Les Viandes préparées ABC (VP ABC).

Les mots « Autorité responsable : Jodi Grant » se trouvent à gauche de la figurine. Deux images de documents se trouvent à droite de la figurine; elles représentent les « documents prouvant l'existence de l'entreprise » et le « formulaire d'authentification de l'autorité », qui sont requis afin de confirmer l'identité de l'autorité responsable du profil.

Trois images de dossiers côte à côte sont présentées sous cette figurine :

Le premier dossier est intitulé « Nom de profil : bureau principal de VP ABC ». Dans le corps du dossier, il y a six puces :

  • Numéro de téléphone
  • Raison sociale : Les Viandes préparées ABC
  • Adresse commerciale
  • Adresse de facturation
  • Personne-ressource en matière de réglementation
  • Personne-ressource à contacter en cas d'urgence

Une figurine intitulée « Gestionnaire de profil : Jodi Grant » se trouve au-dessus et à gauche de ce dossier, reliée par une ligne pointant vers ce dossier.

Une figurine intitulée « Gestionnaire de profil remplaçant : Jamie Toth » se trouve en dessous et à gauche de ce dossier, reliée par une ligne pointant vers ce dossier.

Le dossier suivant, au milieu de la page, est intitulé « Nom de profil : VP ABC Montréal ». Dans le corps du dossier, il y a neuf puces :

  • Numéro de téléphone
  • Raison sociale : Les Viandes préparées ABC
  • Adresse commerciale
  • Adresse de facturation
  • Compte de facturation no 001
  • Personne-ressource en matière de réglementation
  • Personne-ressource à contacter en cas d'urgence
  • Produits
  • Détails de l'établissement B

Trois figurines se trouvent côte à côte sous cette image du dossier; chacune d'elles est reliée au dossier par une ligne pleine ou pointillée. La première figurine est intitulée « Gestionnaire de profil : George Baxter », la deuxième est intitulée « Gestionnaire de profil remplaçant : Phil Phillips » et les deux figurines sont reliées au dossier par des lignes pleines. La troisième figurine est intitulée « Personne-ressource de la partie (employé) » et est reliée au dossier par une ligne pointillée.

L'image du troisième dossier, le plus à droite de la rangée de trois dossiers, est intitulée « Nom de profil : VP ABC Toronto ». Dans le corps du dossier, il y a neuf puces :

  • Numéro de téléphone
  • Raison sociale : Les Viandes préparées ABC
  • Adresse commerciale
  • Adresse de facturation
  • Compte de facturation no 002
  • Personne-ressource en matière de réglementation
  • Personne-ressource à contacter en cas d'urgence
  • Produits
  • Détails de l'établissement C

Trois figurines se trouvent côte à côte sous cette image du dossier; chacune d'elles est reliée au dossier par une ligne pleine ou pointillée. La première figurine est intitulée « Gestionnaire de profil : Susie Cruz », la deuxième est intitulée « Gestionnaire de profil remplaçant : Nathan Smith » et les deux figurines sont reliées au dossier par des lignes pleines. La troisième figurine est intitulée « Fournisseur de services autorisé de la partie (Vétérinaire) » et est reliée au dossier par une ligne pointillée.

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Image - Modèle décentralisé : Viandes préparées ABC (suite)

Description de la photo - Modèle décentralisé : Viandes préparées ABC (suite)

L'image contient une figurine principale dans la partie supérieure au centre de la page, avec des lignes pleines reliant deux dossiers distincts placés sur une ligne horizontale sous cette figurine centrale. Des images représentant diverses figurines reliées par des lignes pleines ou pointillées aux différents dossiers sont présentes sous les trois dossiers.

Un titre se trouve au-dessus de la figurine centrale : Autorité responsable du profil pour Les Viandes préparées ABC (VP ABC).

Les mots « Autorité responsable : Jodi Grant » se trouvent à gauche de la figurine. Deux images de documents se trouvent à droite de la figurine, elles représentent les documents prouvant l'existence de l'entreprise et d'authentification de l'autorité, qui sont requis afin de confirmer l'identité de l'autorité responsable du profil.

Trois images de dossiers côte à côte sont présentes sous cette figurine :

Le premier dossier est intitulé « Nom du profil : VP ABC – Calgary ». Dans le corps du dossier, il y a neuf puces :

  • Numéro de téléphone
  • Raison sociale : Les Viandes Préparées ABC
  • Adresse commerciale
  • Adresse de facturation
  • Compte de facturation no 003
  • Personne-ressource en matière de réglementation
  • Personne-ressource à contacter en cas d'urgence
  • Produits
  • Détails de l'établissement C

Trois figurines se trouvent côte à côte sous cette image du dossier, chacune d'elles est reliée au dossier par une ligne pleine ou pointillée. La première figurine est intitulée « Gestionnaire de profil : Susie Cruz », la deuxième est intitulée « Gestionnaire de profil remplaçant : Nathan Smith » et les deux figurines sont reliées au dossier par des lignes pleines. La troisième figurine est intitulée « Personne-ressource de la partie (employé) » et est reliée au dossier par une ligne pointillée.

La première figurine est intitulée « Gestionnaire de profil : Paula White » et est reliée par une ligne pointant vers ce dossier.

Le dossier suivant se trouve directement à droite du premier dossier et est intitulé « Nom de profil : VP ABC – Moncton ». Dans le corps du dossier, il y a neuf puces :

  • Numéro de téléphone
  • Raison sociale : Les Viandes Préparées ABC
  • Adresse commerciale
  • Adresse de facturation
  • Compte de facturation no 004
  • Personne-ressource en matière de réglementation
  • Personne-ressource à contacter en cas d'urgence
  • Produits
  • Détails de l'établissement D

Trois figurines se trouvent côte à côte sous cette image du dossier, chacune d'elles est reliée au dossier par une ligne pleine ou pointillée. La première figurine est intitulée « Gestionnaire de profil : Susie Cruz », la deuxième est intitulée « Gestionnaire de profil remplaçant : Nathan Smith » et les deux figurines sont reliées au dossier par des lignes pleines. La troisième figurine est intitulée « Personne-ressource de la partie (courtier) » et est reliée au dossier par une ligne pointillée.

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